I. Протокольные требования к подготовке встречи:
1. Установление контактов.
2. Формирование и согласование состава делегаций:
— - количественный и гендерный состав.
3. Обеспечение комфорта пребывания прибывающей делегации:
— - проблемы транспортного обеспечения;
— - требования к месту проживания;
— - обеспечение питания членов делегации.
4. Составление Программы пребывания:
— - обязательные мероприятия программы;
— - представительская и рабочая программы.
5. Требования к составлению культурной программы:
— - программы для членов делегации и сопровождающих лиц;
— - что запрещено включать в культурную программу.
6. Подготовка печатных материалов:
— - что необходимо для переговорного процесса;
— - рекламно-информационные материалы;
— - материалы для СМИ.
7. Подготовка переводчиков:
— - выбор языка переговоров;
— - инструктаж переводчиков.
8. Требования к помещениям для встреч и переговоров.
II. Протокол встречи прибывшей делегации:
1. Формирование групп встречающих.
2. Церемония встречи.
3. Цветы и сувениры — обязательные атрибуты переговорного процесса:
— - ошибки при выборе подарков;
— - протокол вручения (кто — кому и когда).
III. Визит вежливости.
— - временные рамки;
— - требования к месту встречи и рассадке;
— - этикет участников визита;
— - особенности обслуживания встречи.
IV. Переговорный процесс.
1. Церемония встречи, линия приёма.
2. Приветствия и представления в зале переговоров.
3. Четыре варианта рассадки за столом переговоров.
4. Материально-техническое обеспечение переговорного процесса.
5. Организация места члена делегации.
6. Small Talk: цели, приемлемые и запрещённые темы.
7. Протокольные требования к повестке дня.
8. Деловая часть переговоров: какие бывают «проколы в протоколе».
9. Обслуживание участников встречи во время переговоров.
V. Проведение рабочих встреч:
— не ставьте своей целью произвести хорошее впечатление!
— почему нельзя доверять партнёру?
— протокольная формула деловой беседы;
— коммуникативные приёмы, способствующие взаимопониманию;
— как бизнес-профи говорят "нет": формула отказа и несогласия;
— делают ли комплименты деловым партнёрам?
VI. Мероприятия за рамками переговорного процесса.
1. Приёмы (фуршеты, банкеты): роль гостей и обязанности хозяев.
2. Посещение театра, концерта в составе деловой делегации.
VII. Персональный имидж участника переговорного процесса.
1. «Body language»: невербальное общение с партнером, предусмотренное деловым протоколом:
— встреча и приветствия: роли делового гостя и хозяина;
— почему рукопожатие — необязательный жест?
— рассадка партнёров: комфорт или сплошное недоразумение;
— имеете ли вы респектабельную внешность:
/—осанка, походка, манера садиться и сидеть;
— знаковые жесты в деловом этикете и протоколе
— что означают позы "рука в кармане", "нога за ногу" и др.
2. Внешность как преимущество:
— как сделать свою внешность характеристикой своих способностей и своего статуса;
— дресс-код для участия в протокольных мероприятиях;
— законы деловой элегантности.
— Женская деловая одежда (фасон, цвет, этикетные требования; обувь, аксессуары).
— Мужская деловая одежда (фасон, расцветка, беспроигрышная формула делового наряда: костюм, рубашки, галстуки).
— Украшения и аксессуары (часы, сумки, зонты) — что приемлемо и что запрещено для мужчин и женщин «высшей лиги».